Disponibilidade, bloqueios e Google Agenda

#Quem pode o quê

Todo membro do projeto abre a Agenda e cuida do próprio horário.

#A semana de atendimento

As páginas só oferecem horários dentro da semana de cada anfitrião. Quem nunca mexeu atende de segunda a sexta, das 9h às 18h, no fuso do projeto.

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   Abra a aba Disponibilidade

   No menu lateral, clique em Agenda e abra Disponibilidade. O cartão Semana de atendimento mostra a sua semana. Dono e administradores escolhem outra pessoa no seletor Anfitrião.

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   1. 1Fuso do horário
   2. 2Outro intervalo no dia
   3. 3Copiar para outros dias
   4. 4Exceções (feriado, folga, horário diferente)

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   Confira o fuso

   No topo da semana fica o fuso do horário. Os horários da semana valem nesse fuso, e a mudança para o horário de verão é tratada sozinha.

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   Ligue os dias e ajuste os horários

   Ligue o interruptor de cada dia em que você atende. Dia desligado mostra Não atende. Escolha o início e o fim, de 15 em 15 minutos.

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   Separe o dia em mais de um intervalo

   Para uma pausa no meio do dia, clique em + (Adicionar intervalo) e crie o segundo intervalo, por exemplo 9:00 até 12:00 e 14:00 até 18:00. A lixeira remove um intervalo.

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   Copie para outros dias

   No ícone Copiar para outros dias, marque os dias e clique em Aplicar.

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   Salve

   Embaixo aparece Alterações não salvas. Clique em Salvar horário, ou em Desfazer para voltar ao que estava.

#Exceções: feriado, folga, dia diferente

Uma exceção troca os horários de uma data só, sem mexer na semana.

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   Adicione a exceção

   No cartão Exceções, clique em Adicionar.

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   Escolha a data e o tipo

   Em Data, escolha o dia. Marque Fechado o dia todo ou Horário especial. No horário especial, ajuste os intervalos (Outro intervalo cria mais um).

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   Aplique e salve o horário

   Clique em Aplicar. A exceção entra quando você salvar o horário: clique em Salvar horário.

Na lista, o lápis edita e a lixeira remove. Exceção vale só para o seu horário. Para um feriado do time todo, use um bloqueio do Projeto todo (abaixo).

#Bloqueios

A aba Bloqueios mostra a sua semana em grade: atendimento em claro, fora do horário em cinza, agendamentos em verde e bloqueios hachurados (os do projeto todo em coral). Use as setas e Hoje para trocar de semana.

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1. 1Bloquear dia inteiro
2. 2Bloqueio só seu
3. 3Bloqueio do projeto todo (coral)

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   Marque o horário

   Clique num horário vazio ou arraste por cima do intervalo que quer bloquear. Para o dia inteiro, clique em Bloquear dia inteiro.

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   Preencha o bloqueio

   Na janela Bloquear horário, confira Início e Fim (ou o Dia, com Dia inteiro ligado) e escreva o Motivo (opcional).

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   1. 1Vale para

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   Escolha para quem vale

   Em Vale para, escolha Só eu (ou só o anfitrião escolhido) ou Projeto todo. No projeto todo, ninguém do projeto recebe agendamento nesse horário.

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   Bloqueie

   Clique em Bloquear. O bloqueio aparece na grade e em Próximos bloqueios.

• Clique num bloqueio da grade para ver os detalhes e Apagar. Clique num agendamento da grade para abrir o agendamento.
• Próximos bloqueios lista os seus e os do projeto todo, cada um com a etiqueta Só você ou Projeto todo.
• Um bloqueio vai até 1 ano.

#Google Agenda

Com o Google Agenda conectado:

• Seus compromissos tiram horário. O que está nos calendários marcados em Bloqueiam horário (o principal, por padrão) some dos horários livres das páginas. O ZapFlow só lê se o horário está livre ou ocupado, nunca o conteúdo do compromisso. Um compromisso novo no Google leva até 1 minuto para valer.
• Cada agendamento vira um evento no calendário de Criar os eventos em, com o nome da página e de quem agendou, as respostas e o link para gerenciar na descrição.
• Com o local Google Meet, o evento ganha o link do Meet. Ele aparece no agendamento, na tela de confirmação do lead e na variável {{booking.join_url}}.
• Convite: com Mandar convite do Google Agenda ligado nas regras da página e um e-mail informado, quem agendou entra como convidado e o Google manda o convite.
• Remarcou, o evento muda de horário. Cancelou, o evento é apagado, e o convidado recebe o cancelamento do Google.

#Conectar a sua conta

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   Clique em Conectar Google Agenda

   Em Agenda > Disponibilidade, no cartão Google Agenda, clique em Conectar Google Agenda. O Google abre na mesma aba.

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   Entre e autorize

   Escolha a conta do Google e aceite todas as permissões da tela. Se alguma ficar desmarcada, o ZapFlow avisa e pede para conectar de novo.

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   Volte ao ZapFlow

   Você volta para a aba Disponibilidade com o aviso Google Agenda conectado. O cartão mostra Conectado como e o seu e-mail.

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   Escolha os calendários

   Em Bloqueiam horário, marque os calendários que tiram horário (a agenda pessoal compartilhada com você, por exemplo). Em Criar os eventos em, escolha onde os agendamentos entram. Clique em Salvar calendários.

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   1. 1Calendários que tiram horário
   2. 2Onde o evento é criado

Para desligar, clique em Desconectar. Os compromissos do Google param de tirar horário e os próximos agendamentos não viram evento. Os eventos já criados ficam no Google.

#Para o dono da instalação: preparar o Google

Se o cartão mostra Google não configurado nesta instalação, a Agenda funciona só com o horário daqui até quem administra o servidor cadastrar um acesso do Google. É feito uma vez por instalação:

1. No Google Cloud Console, crie um projeto (ou use um que já exista) e ative a Google Calendar API.
2. Configure a tela de consentimento do OAuth: público Externo, nome do app, e-mail de suporte, o domínio do ZapFlow e os links de política de privacidade e termos. Publique o app, para ele ficar Em produção. Em modo de teste, a conexão de todo mundo cai a cada 7 dias.
3. Crie um cliente OAuth do tipo Aplicativo da Web, com o URI de redirecionamento https://<endereço do backend>/api/auth/google-calendar/callback, exatamente igual ao endereço do backend da instalação.
4. Coloque o ID e a chave secreta do cliente nas variáveis GOOGLE_OAUTH_CLIENT_ID e GOOGLE_OAUTH_CLIENT_SECRET do backend e reinicie o serviço.

O ZapFlow pede só o necessário: ver livre ou ocupado, ler a lista de calendários, criar e mudar eventos nos calendários da própria pessoa e saber o e-mail da conta. Enquanto o Google não verificar o app, quem conecta vê o aviso de app não verificado (siga em Avançado) e o app aceita no máximo 100 usuários. Para mais gente que isso, peça a verificação ao Google.

#Fusos horários

• O horário de atendimento de cada anfitrião vale no fuso escolhido na semana dele.
• O lead vê os horários no fuso do navegador dele e pode trocar o fuso na página.
• As telas da Agenda mostram os horários no fuso do projeto. Quando quem agendou está em outro fuso, o detalhe do agendamento mostra também Para quem agendou com o horário dele.
• Nas mensagens dos fluxos, as datas e horas de {{booking.*}} saem no fuso de quem agendou.

#Se algo der errado

#Perguntas frequentes